Automatisierte
Auftragsverarbeitung
Wir verstehen ihre Aufträge, wir suchen die wichtigen Informationen und buchen den Auftrag in Ihre Systeme (ERP, CRM, Webshop oder ähnliche).
Der Auftragseingangs-CWO liest eingehende Aufträge und Serviceanfragen automatisch aus E-Mails und Anhängen. Er validiert alle Daten gegen Ihre Stammdaten und bucht eindeutig erkannte Aufträge direkt im ERP – schnell, präzise und ohne manuelle Arbeit. Bei unklaren Vorgängen erstellt der CWO automatisch einen Vorschlag als geparkten Beleg bzw. Serviceauftrag-Draft, den Ihr Team nur noch prüft und freigibt.
Das Problem
Sie bearbeiten täglich über 30 komplexe E-Mail-Anfragen manuell. Kundenzuordnung, Angebotsreferenzen, Lieferadressen sowie Artikel ohne interne Nummern machen diesen Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig. Für eine nachhaltige Automatisierung benötigen Sie einen Partner, der Ihre Prozesse versteht und eine skalierbare, sichere KI-Lösung umsetzt.
Die Lösung
Unsere Technologie verarbeitet eingehende Aufträge vollautomatisch: Sie erkennt relevante Informationen, prüft sie auf Richtigkeit und überträgt die strukturierten Daten nahtlos in Ihr ERP- oder Kundensystem.
Damit werden manuelle Prozesse drastisch reduziert – bei maximaler Präzision.
Erkennen & Analysieren
Der CWO liest eingehende Aufträge und Serviceanfragen automatisch aus E-Mails und Anhängen aus. Kunden-, Artikel- und Angebotsinformationen werden erkannt und jede Anfrage intelligent zugeordnet und vorsortiert.
Verarbeiten
Auf Basis Ihres individuellen Artikel-, Maschinen- und Angebotswissens ermittelt der CWO automatisch die passenden Positionen. Auch fehlende Artikelnummern, Fremdnummern oder technische Zeichnungen werden korrekt interpretiert und zugeordnet.
Validieren
Alle extrahierten Informationen werden automatisch mit Ihren Stammdaten abgeglichen. Durch KI-gestützte Validierung stellt der CWO sicher, dass nur geprüfte und konsistente Daten – inklusive Lieferadressen, Zusatzangaben und kundenspezifischer Regeln – weiterverarbeitet werden.
Auftrag erstellen
Eindeutig erkannte Aufträge überträgt der CWO vollautomatisch in Ihr ERP-System. Bei unklaren Fällen erstellt er einen geprüften Entwurf, den Ihr Team nur noch kontrolliert und freigibt.
Ihre Prozesse vereinfacht.
Durch präzise KI-Technologie.
Kundennutzen
- Automatische Kundenzuordnung, Händlerzuordnung, Endkundenzuordnung
- Automatische Berücksichtigung kundenspezifischen Wissens (besonders für Key Accounts wichtig)
- Automatische Verknüpfung der Lieferadresse inkl. Zusatzangaben (z. B. „Tor 12“)
- Automatisches Ausbuchen von Angebotszeilen
- Automatisches Finden des richtigen Artikels oder Vorschlag von drei möglichen Artikeln
- Automatisches Verstehen der Maschinendaten und Zuordnung der richtigen Service-/Ersatzteile
Technisches Feature
- KI-gestützte Debitorensuche + Matching auf Basis deiner ERP-/CRM-Daten
- KI-Wissensmodell + kundenspezifische Business-Logiken
- KI-Lieferadressensuche + Standort-Lookup + Zusatzfeld-Interpretation
- Angebots-Matching + Positionsvergleich
- KI-Artikelsuche mit Ampelvalidierung
- KI-Maschinenmappensuche + technische Parametererkennung aus technischen Zeichnungen
Warum CWO?
Weil Automatisierung hier wirklich funktioniert.
Der Customized Workflow Optimizer übernimmt repetitive Aufgaben, versteht komplexe Dokumente wie ein Mensch und entlastet Ihre Teams spürbar. So gewinnen Sie Geschwindigkeit, Qualität und wertvolle Zeit für Ihre Kunden.
Interesse geweckt?
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie der CWO Ihre Auftragsprozesse automatisiert, Fehlerquoten reduziert und wertvolle Zeit in Ihrem Team freisetzt. Wir zeigen Ihnen unverbindlich, wie die Lösung in Ihre Systeme passt und welchen konkreten Mehrwert sie für Ihren Alltag bringt.
FAQ
Wie läuft ein CWO-Projekt ab?
Hier finden Sie die wichtigsten Informationen rund um den Customized Workflow Optimizer: von Funktionsweise und Integration bis Datenschutz, Training und technischen Voraussetzungen. Für alles Weitere stehen wir Ihnen selbstverständlich persönlich zur Verfügung.
Wie starten wir? – Die Demo (mit echten Beispielen)
Wir beginnen immer mit einer Live-Demo, damit Sie sofort sehen, wie unsere KI in Ihrem Alltag arbeitet.
Dafür verwenden wir 3–5 echte Beispiele aus Ihrem Unternehmen – z. B.:
– echte Bestellungen
– echte Anfragen
– echte Serviceanfragen
– oder direkt die E-Mails, so wie sie bei Ihnen im Postfach ankommen
Ziel: Sie sehen realistisch, wie Ihre typische E-Mail hereinkommt und wie die KI sie verarbeitet, sortiert, versteht und als Auftrag vorbereitet.
Was passiert im Blueprint?
Der Blueprint ist ein kostenpflichtiges, eigenständiges und abgeschlossenes Produkt, das im Rahmen eines Vor-Ort-Termins erarbeitet und Ihnen anschließend als fertiger Blueprint zur Verfügung gestellt wird.
Im Blueprint enthalten:
– Vor-Ort-Aufnahme Ihrer Prozesse
– Analyse Ihrer Systeme, Datenqualität & IT-Landschaft
– Identifikation aller Automatisierungspotenziale
– Definition der KI-Modelle, Regeln & Bausteine
– Systemgrenzen, Schnittstellen, Datenströme
– Bewertung von Nutzen, Risiken & Besonderheiten
Ergebnis für Sie:
✅ Ein schriftlich ausgearbeiteter Blueprint
✅ Konkret definierte Bausteine
✅ Ausgearbeitete technische Konzepte
✅ Klare Beschreibung der geplanten Automatisierung
✅ Ein strategisch sauberes und nachvollziehbares Zielbild
Der Blueprint dient als Grundlage für:
→ Aufwandsschätzung
→ Festpreis
→ Projektplanung
→ IT-Abstimmung
→ interne Entscheidungsvorlagen für Ihr Management
Wie wird danach das Projekt umgesetzt?
Auf Basis des Blueprints erstellen wir ein Festpreisangebot, das bereits alle nötigen Schritte enthält.
Typische Projektbausteine:
- Datenanbindung / ETL
- KI-Modelle für Erkennung, Validierung, Sortierung
- E-Mail-Logik, Anhangerkennung
- ERP-/CRM-Integration & API-Strecken
- Auftragserzeugung
- Testphase mit echten Live-Daten
- Go-Live & Schulung
Wir arbeiten strukturiert mit klaren Meilensteinen, definierten Abnahmen und transparenten Kosten.
Was passiert nach dem Go-Live?
Nach dem Go-Live erfolgt der laufende SaaS-Betrieb: Das System wird stabil, DSGVO-konform und cloudbasiert betrieben.
Enthalten sind:
– regelmäßige KI-Verbesserungen
– Updates der Modelle und des Systems
– Monitoring & Logging
– eine sichere und skalierbare Infrastruktur
Der SaaS-Preis richtet sich nach Nutzungsumfang und eingesetzten Modulen.
Warum gibt es eine Optimierungsphase von 6–12 Monaten?
Im realen Alltag zeigt sich oft, was die Teams später zusätzlich benötigen. Deshalb begleitet CWO alle Kunden weiter.
Typische Optimierungen:
– neue Kunden-/Händlerlogiken
– Feinjustierung der KI
– zusätzliche Sonderfälle
– erweitertes Regelwerk
– neue Artikel- oder Maschinenvarianten
– zusätzliche Eingangsquellen (E-Mails, Zeichnungen, Portale)
Diese Phase stellt sicher, dass die KI mitwächst, präziser wird und sich perfekt in den Alltag integriert.
Wie läuft ein CWO-Projekt ab?
Die Kurzfassung: Ein typisches CWO-Projekt umfasst fünf klar strukturierte Schritte.
1️⃣ Demo mit echten Beispielen
2️⃣ Blueprint vor Ort – inklusive schriftlichem Blueprint als Ergebnis
3️⃣ Festpreis-Projekt mit klar definierten Meilensteinen
4️⃣ Go-Live und anschließender SaaS-Betrieb
5️⃣ Optimierungsphase über 6–12 Monate
Damit haben Sie volle Transparenz, planbare Kosten und eine Lösung, die exakt auf Ihren Prozess zugeschnitten ist.
Wann ist CWO für mein Unternehmen geeignet?
Ist CWO DSGVO-konform?
Lassen Sie uns ins Gespräch kommen.
Ihr Projekt startet hier!
Ob Erstberatung, technische Rückfragen oder individuelle Anforderungen: Hinterlassen Sie uns kurz Ihre Kontaktdaten – wir melden uns bevorzugt telefonisch bei Ihnen zurück. Alternativ erhalten Sie natürlich auch eine Rückmeldung per E-Mail. Wir freuen uns auf das Gespräch.
Ihr Ansprechpartner für den digitalen Wandel
Myriam Erath
CEO
Tel 0591 14 20 41 54
E-Mail
LinkedIn
Ich bin Myriam und stehe Ihnen als direkte Ansprechpartnerin gerne zur Verfügung. Gemeinsam klären wir Ihre Fragen und finden heraus, wie der CWO Ihr Unternehmen konkret unterstützen kann.
